Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

W związku z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L Nr 119 z 2016 r.; dalej jako: „RODO”), niniejszym informujemy Państwa o zakresie, celach i podstawach przetwarzania Państwa danych osobowych, zebranych w związku z kontaktem z nami, zawartą umową lub działaniami zmierzającymi do jej zawarcia bądź uczestniczeniem w procesie rekrutacyjnym, a także przysługujących Państwu prawach dotyczących ochrony Państwa danych osobowych.

Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z kontaktem drogą pisemną, mailową lub telefoniczną, a także w związku z zawartą umową lub działaniami zmierzającymi do jej zawarcia, jak również w związku z procesem rekrutacyjnym, jest OrtoConcept spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Międzyleska 6, 50-514 Wrocław, KRS: 0000776752, NIP: 8992859792, REGON: 382848197 (dalej jako: „Administrator”).

Kontakt z Administratorem

W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą się Państwo kontaktować z nami w następujący sposób:

kierując korespondencję na adres naszej siedziby: ul. Międzyleska 6, 50-514 Wrocław;
mailowo pod adresem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Przetwarzanie danych w związku z kontaktem drogą pisemną, mailową lub telefoniczną

W przypadku kontaktu z nami drogą pisemną, mailową lub telefoniczną, a także jeśli kontakt mailowy lub telefoniczny inicjowany jest przez nas, przetwarzamy następujące rodzaje danych osobowych:

- imię i nazwisko i/lub nazwa i siedziba Państwa firmy;

- adres do korespondencji albo adres e-mail i/lub numer telefonu.

Możemy również przetwarzać inne dane, jeśli zostaną nam one podane, np. Państwa stanowisko, dane zawarte w treści korespondencji lub rozmowy telefonicznej. Jeśli w treści korespondencji lub rozmowy telefonicznej podadzą nam Państwo szczególne kategorie danych osobowych (np. dane o stanie zdrowia), wówczas również możemy je przetwarzać, gdy będzie to niezbędne do realizacji celów przetwarzania. Pozostałe dane nie będą przez nas gromadzone.

Dane osobowe zebrane w związku z kontaktem drogą pisemną, mailową lub telefoniczną będą przetwarzane w celu:

obsługi korespondencji (pisemnej lub mailowej), tj. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a także Państwa lub osób trzecich (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku dobrowolnego podania przez Państwa danych osobowych – również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
realizacji działań związanych z prowadzoną działalnością Administratora, w tym kontaktu z pacjentem w czasie trwania umowy lub związanych z zamówieniem, tj. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a także Państwa lub osób trzecich (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
realizacji umowy zawartej z Administratorem lub podjęcia działań zmierzających do zawarcia takiej umowy – jeżeli kontakt związany jest z zawarciem umowy lub działaniami zmierzającymi do jej zawarcia (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
informowania o możliwości udzielenia świadczenia, profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej oraz zapewnienia opieki zdrowotnej w zakresie porad ortopedycznych i innych w zakresie prowadzonej przez Administratora działalności, także w sytuacji, gdy jest to niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą – jeżeli zebrane dane obejmują dane o stanie zdrowia (na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h lub c RODO);
realizacji innych, niż wyżej wymienione, prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub osób trzecich, m.in. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z realizowanym z nami kontaktem lub realizacją umowy albo działaniami zmierzającymi do zawarcia umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wszelkie dane osobowe podawane są przez Państwa dobrowolnie, jednak są one niezbędne do realizacji ww. celów przetwarzania. Brak podania tych danych może mieć wpływ na realizację Państwa interesu, z którym się Państwo do nas zwrócą albo z którym będzie związany nasz kontakt z Państwem.

Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania, w szczególności do czasu załatwienia sprawy, z którą się Państwo do nas zwrócą, albo interesu, w związku z którym będziemy się z Państwem kontaktowali. W przypadku realizacji umowy zawartej przez Państwa z Administratorem będziemy przetwarzali dane zebrane w ramach kontaktu przez okres trwania takiej umowy, z kolei w przypadku działań zmierzających do zawarcia takiej umowy – przez okres trwania tych działań (np. okres negocjacji, informowania o warunkach realizacji umowy, przygotowania do zawarcia umowy itp.). Dane zebrane w oparciu o wyrażoną przez Państwa zgodę przetwarzane będą przez ww. okresy, jednak nie dłużej niż do czasu cofnięcia przez Państwa zgody na ich przetwarzanie. Po ustaniu ww. okresów przetwarzania danych możemy przechowywać zebrane dane osobowe przez okres przedawnienia roszczeń mogących powstać na tle realizowanego kontaktu albo wykonywanej umowy bądź działań zmierzających do jej zawarcia.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z zawartą umową lub podjęciem działań zmierzających do zawarcia umowy

Aby zawrzeć z nami jakąkolwiek umowę, potrzebujemy danych umożliwiających Państwa identyfikację oraz wykonanie określonych obowiązków, związanych z realizacją i rozliczeniem takiej umowy. W ramach zawarcia umowy zbieramy następujące dane osobowe:

imię i nazwisko i/lub nazwę i siedzibę firmy;
adres zamieszkania lub adres korespondencyjny;
PESEL lub dane rejestrowe (NIP, REGON) albo inne dane identyfikacyjne (np. seria i numer dowodu tożsamości);
dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, fax);
numer rachunku bankowego – jeśli jest nam potrzebny do dokonania z Państwem rozliczenia.

W przypadku gdy nie zawieramy jeszcze z Państwem umowy, lecz prowadzimy działania zmierzające do jej zawarcia, zbieramy następujące dane osobowe:

imię i nazwisko i/lub nazwę i siedzibę firmy;
dane umożliwiające Państwa identyfikację (np. NIP, REGON, seria i numer dowodu tożsamości);
dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, fax).

Jeśli są Państwo pracownikami podmiotu, który zawarł z nami umowę, i zostali Państwo wskazani przez ten podmiot jako osoba kontaktowa/ odpowiedzialna za wykonanie umowy, wówczas przetwarzamy Państwa dane w zakresie udostępnionym przez Państwa pracodawcę. Zazwyczaj dane te obejmują:

imię i nazwisko;
stanowisko lub pełniona funkcja;
służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu).

Dane osobowe zebrane w związku z realizacją umowy zawartej z Administratorem albo podjęciem działań zmierzających do jej zawarcia przetwarzamy w następujących celach:

realizacji i rozliczenia umowy lub podjęcia działań zmierzających do zawarcia takiej umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
wykonania obowiązków określonych w przepisach obowiązującego prawa, m.in. prawa podatkowego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub osób trzecich, m.in. kontaktu ze stroną umowy oraz wyznaczonymi jej pracownikami, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogących powstać na tle zawartej umowy albo działań zmierzających do jej zawarcia (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wszelkie dane osobowe o charakterze identyfikacyjnym i rozliczeniowym są niezbędne do zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy albo podjęcia przez nas działań zmierzających do zawarcia umowy. Brak podania tych danych naraża nas na niewykonanie obowiązków wynikających z przepisów obowiązującego prawa bądź naraża nasz interes związany z niemożnością identyfikacji potencjalnego klienta lub kontrahenta. Pozostałe dane, w szczególności dane kontaktowe, podawane są dobrowolnie, jednakże są niezbędne do należytego wykonania umowy lub działań zmierzających do jej zawarcia. Brak podania tych danych może mieć wpływ na wykonywanie przez nas umowy lub podjęcie działań zmierzających do jej zawarcia.

Zebrane dane osobowe będziemy przetwarzali przez okres niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania, tj. przez okres obowiązywania umowy zawartej z Administratorem albo czas trwania działań zmierzających do zawarcia takiej umowy (np. okres negocjacji, informowania o warunkach realizacji umowy, przygotowania do zawarcia umowy itp.). Po ustaniu ww. okresów przetwarzania danych możemy przechowywać zebrane dane osobowe przez okres przedawnienia roszczeń mogących powstać na tle zawartej umowy albo działań zmierzających do jej zawarcia.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z procesem rekrutacyjnym

W przypadku gdy uczestniczą Państwo w prowadzonym przez nas procesie rekrutacyjnym, zbieramy Państwa dane osobowe ujęte w przekazanych dokumentach aplikacyjnych (CV, list motywacyjne, inne dokumenty).

Dane osobowe w zakresie wskazanym w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Pozostałe przekazane dane przetwarzane będą na podstawie Państwa zgody (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może być odwołana w dowolnym czasie. Przekazanie Administratorowi dokumentów zawierających takie dane stanowić będzie działanie potwierdzające zgodę na ich przetwarzanie. W przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych także w kolejnych procesach rekrutacyjnych, dane te będą przetwarzane w celu przeprowadzenia tych procesów rekrutacyjnych w okresie 6 miesięcy od dnia przekazania danych, w oparciu o tę zgodę (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Jeżeli w dokumentach aplikacyjnych zawarte będą szczególne kategorie danych (np. dane o stanie zdrowia, ujawniające poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych), do ich przetwarzania niezbędna będzie wyraźna zgoda (na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Administrator nie będzie przetwarzał takich danych bez uprzedniej zgody w tym zakresie.

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w procesie rekrutacyjnym. Brak ich podania może skutkować odrzuceniem Państwa aplikacji bez jej rozpoznania. Podanie innych danych jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić lub utrudnić Administratorowi realizację procesu rekrutacyjnego.

Państwa dane osobowe zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przetwarzane do zakończenia tego procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywanie danych również dla celów przyszłych rekrutacji, dane będą przetwarzane przez okres 6 miesięcy od ich przekazania Administratorowi.

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Administratorem przy realizacji ww. celów przetwarzania, w szczególności w zakresie usług: informatycznych, kadrowo-księgowych, prawnych, audytorskich, kurierskich i innych. Dane osobowe mogą być również przetwarzane przez personel Administratora, który jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych. W przypadku przetwarzania danych w procesie rekrutacyjnym możemy udostępnić Państwa dane również firmom rekrutacyjnym, jeśli zbieramy aplikacje za pośrednictwem portalu rekrutacyjnego (np. Pracuj.pl, eRecruiter), odbiorcą danych będzie również operator tego portalu.

Prawa osób, których dane są przetwarzane

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu prawa związane z ochroną tych danych, na zasadach określonych przepisami prawa, w szczególności RODO. Do praw tych zalicza się:

prawo żądania dostępu do danych osobowych;
prawo do sprostowania danych osobowych w sytuacji, gdy są nieprawidłowe lub niekompletne;
prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, w zakresie, w którym dane są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, jednakże bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
prawo do przeniesienia danych do innego administratora danych osobowych;
niepodlegania decyzjom, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (informujemy, że obecnie nie podlegają Państwo takim decyzjom).

Informujemy również, że w przypadku gdy sądzą Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO, przysługuje Państwu skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednakże przed podjęciem takiego działania, celem wyjaśnienia wątpliwej kwestii dotyczącej ochrony Państwa danych osobowych zalecamy kontakt z Administratorem.